E-commerce

Importância da conciliação financeira na gestão do e-commerce

Veja o que é conciliação financeira, sua importância para o e-commerce, os riscos de não fazê-la, seus benefícios e as melhores práticas.

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A gestão financeira no e-commerce é um assunto delicado e que pode marcar a diferença entre o crescimento do negócio e seu fracasso. Dentre os muitos aspectos que envolvem esse gerenciamento, a conciliação financeira é um processo que passa batido por muitos lojistas, especialmente os novatos – e esse pode ser um erro grave.

A seguir, vamos entender melhor sobre a conciliação financeira e seus impactos no e-commerce. Boa leitura!

O que é conciliação financeira e por que ela é importante para o e-commerce?

A conciliação financeira envolve as práticas de gestão, controle, registro e conferência das transações das empresas. Basicamente, envolve o acompanhamento das entradas e saídas do caixa para garantir que os valores estão corretos e que não houve, por exemplo, disparidade com os dados passados pelas adquirentes.

Trata-se de uma etapa fundamental da gestão financeira de um negócio, permitindo encontrar gargalo, falhas, inconsistência e possíveis fraudes. Também é por meio dela que é possível verificar o crescimento das vendas.

Dessa forma, a conciliação financeira também é uma importante ferramenta para o planejamento estratégico e para a tomada de decisões no e-commerce. Isso porque ela facilita a realização de projeções e ajuda a empresa a planejar seu crescimento com bases concretas.

Os riscos de não realizar a conciliação financeira

Como vimos, a conciliação financeira é um processo crítico para a gestão das finanças de um e-commerce. Sem ela, o negócio caminha às cegas e imerso em incertezas.

Alguns dos possíveis impactos negativos de não fazer a conciliação financeira são:

Divergência entre saldos

A empresa que não controla suas operações financeiras pode se ver diante de valores discrepantes entre o saldo real e o que foi lançado no controle interno. Essa diferença pode ocorrer em função de um simples erro humano. Porém, também pode ter sido fruto de uma fraude que passou despercebida.

Insegurança financeira

E se a diferença de saldos que passou batida aponta que a empresa tem mais dinheiro em caixa do que realmente tem? Isso pode levar, por exemplo, a investimentos que ela não tem capacidade de fazer e acabar comprometendo a saúde financeira do negócio, inclusive colocando-o em risco.

Perda de investimentos

A conciliação financeira é um importante instrumento de transparência. E a atração de investidores externos depende, em grande parte, de uma situação financeira e contábil positiva e às claras.

Quaisquer problemas, como saldos divergentes, podem afastar esses investidores e atrasar o crescimento do e-commerce.

Multas e encargos

A conciliação financeira também é importante para o cumprimento de prazos relacionados a pagamentos e recebíveis. Sem ela, a empresa corre um risco maior de perder a data certa, o que pode gerar multas, prejuízos e até rescisões contratuais.

O que pode parecer pequeno, como um pagamento de uma taxa por atraso, pode se tornar uma bola de neve no longo prazo.

Passo a passo: como fazer a conciliação financeira corretamente

Existem 4 passos fundamentais para uma conciliação financeira bem feita:

1. Verificação de saldos: é preciso conferir os valores das operações financeiras com as adquirentes. Essa conferência deve incluir as taxas que incidem sobre cada uma das transações.

2. Registro da diferença dos saldos: se forem observadas inconsistências nos valores conferidos, é preciso registrá-las e buscar a origem da diferença.

3. Atualização dos dados internos: as bases de dados da empresa devem ser sempre atualizadas para garantir que todas as transações sejam registradas no sistema. Isso inclui contas a pagar, juros, faturas etc.

4. Revisão do saldo: uma vez conferidas as operações e a diferença entre os saldos (se houver), é necessário assegurar que os valores lançados na ferramenta que a empresa utiliza coincidam com o saldo final registrado. Isso é importante para, mais uma vez, evitar incongruências, como duplicatas ou valores ausentes.

Os benefícios da conciliação financeira bem-sucedida

A conciliação financeira fornece uma visão 360º da situação contábil do negócio. Isso é essencial para que ela tenha mais controle sobre suas transações, inclusive para casos em que seja necessário questionar alguma transação com as empresas de meios de pagamento.

Em um cenário em que o omnichannel se torna regra, esse tipo de medida traz uma camadas de segurança a mais para garantir que não haja discrepâncias entre as operações nos diferentes canais.

Além disso, existem outros benefícios que merecem destaque:

  • Diminuição de custos: como se trata, basicamente, de uma auditoria das transações, a conciliação financeira ajuda a possíveis incongruências que, se não observadas, poderiam se tornar prejuízos.
  • Redução de erros: ao aliar a conciliação financeira à tecnologia e automatizar esse processos, a empresa garante mais segurança e confiabilidade em relação aos registros das suas informações financeiras.
  • Controle sobre chargebacks: os chargebacks são alguns dos grandes gargalos no e-commerce, inclusive por serem foco de fraudes. Como comentamos, a conciliação financeira permite descobrir quaisquer dissonâncias nas transações.
  • Fluxo de caixa otimizado: o registro e acompanhamento de entradas e saídas é o cerne do controle de fluxo de caixa. Sendo assim, ainda mais quando automatizada, a conciliação financeira torna esse processo mais seguro e confiável.

Melhores práticas para a conciliação financeira

Destacamos 3 boas práticas para otimizar a conciliação financeira do seu e-commerce:

A primeira delas é o investimento em inovação. Como já comentamos, a tecnologia é uma importante aliada para garantir que a conciliação financeira seja bem feita. Felizmente, existem diferentes soluções no mercado que automatizam o registro de pagamentos e recebíveis e permitem a conferência de todas as transações de maneira ágil e segura.

A melhora dos controles financeiros da sua empresa é outro passo importante. Mesmo com ajuda de uma ferramenta, é preciso garantir que os processos financeiros estejam bem alinhados. Isso é fundamental para que você consiga ter mais clareza sobre eles e para aumentar sua capacidade preditiva para uma tomada de decisões embasada em dados confiáveis.

Por fim, o acompanhamento de datas. O bom controle e a saúde financeira da empresa passam, também, pela atenção aos prazos e datas. Eles são de extrema importância para manter-se de acordo com os órgãos de fiscalização e também com seus fornecedores e parceiros.

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E se você precisa de ajuda para desenvolver estratégias para a sua empresa e melhorar as suas vendas, fale com a gente!

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